Jika Kamu sering berbelanja online atau mengirim barang ke tempat lain, pasti sudah tidak asing lagi dengan formulir pengiriman barang. Formulir ini adalah dokumen yang berisi informasi penting tentang barang yang dikirim, seperti nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, jenis dan jumlah barang, berat dan ukuran barang, biaya pengiriman, dan lain-lain. Formulir ini biasanya disertakan di dalam paket atau ditempel di luar paket.
Jenis Formulir Pengiriman Barang
Jenis formulir pengiriman barang yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
Surat jalan
Formulir yang berisi informasi tentang barang yang dikirim dari pengirim ke penerima, termasuk nama lengkap dan alamat lengkap pengirim dan penerima, jumlah barang yang dikirim dalam satuan tertentu, jenis barang yang dikirim dengan kode atau nama barang, berat barang yang dikirim dalam kilogram atau ton, volume barang yang dikirim dalam meter kubik atau liter, nomor resi yang merupakan nomor unik yang diberikan oleh perusahaan pengiriman untuk mengidentifikasi barang yang dikirim, dan biaya pengiriman yang merupakan jumlah uang yang harus dibayar oleh pengirim atau penerima untuk jasa pengiriman. Surat jalan biasanya disertakan bersama dengan barang yang dikirim dalam bentuk cetak atau elektronik dan ditandatangani oleh penerima barang sebagai bukti penerimaan barang. Surat jalan juga dapat digunakan sebagai dokumen untuk mengurus klaim jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.
Kwitansi
Formulir yang berisi informasi tentang pembayaran yang dilakukan oleh penerima barang kepada pengirim atau perusahaan pengiriman sebagai akibat dari transaksi penjualan atau pengiriman barang, termasuk nama lengkap dan alamat lengkap pengirim dan penerima, jumlah barang yang diterima dalam satuan tertentu, jenis barang yang diterima dengan kode atau nama barang, harga barang per satuan, biaya pengiriman per satuan atau total, dan jumlah pembayaran yang dilakukan oleh penerima barang kepada pengirim atau perusahaan pengiriman dengan cara tunai, transfer, cek, atau lainnya. Kwitansi biasanya diberikan oleh pengirim atau perusahaan pengiriman kepada penerima barang setelah pembayaran dilakukan dalam bentuk cetak atau elektronik dan ditandatangani oleh pengirim atau perusahaan pengiriman sebagai bukti pembayaran. Kwitansi juga dapat digunakan sebagai dokumen untuk mengurus pajak atau laporan keuangan.
Nota
Formulir yang berisi informasi tentang transaksi penjualan barang antara pengirim dan penerima sebelum atau bersamaan dengan pengiriman barang, termasuk nama lengkap dan alamat lengkap pengirim dan penerima, jumlah barang yang dijual dalam satuan tertentu, jenis barang yang dijual dengan kode atau nama barang, harga barang per satuan sebelum diskon, diskon yang diberikan oleh pengirim kepada penerima dalam persen atau nominal, pajak yang dikenakan oleh pemerintah kepada pengirim atau penerima dalam persen atau nominal, dan total harga yang harus dibayar oleh penerima kepada pengirim setelah dikurangi diskon dan ditambah pajak. Nota biasanya diberikan oleh pengirim kepada penerima barang sebelum atau bersamaan dengan pengiriman barang dalam bentuk cetak atau elektronik dan ditandatangani oleh penerima sebagai bukti transaksi. Nota juga dapat digunakan sebagai dokumen untuk mengurus retur atau komplain jika terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dijual dan barang yang diterima.
Manfaat Dari Formulir Pengiriman Barang
Lalu, apa saja manfaat dari formulir pengiriman barang? Berikut ini beberapa di antaranya:
Memudahkan proses pengiriman barang
Dengan adanya formulir ini, kurir atau jasa pengiriman dapat mengetahui secara detail spesifikasi barang yang akan dikirim, seperti ukuran, berat, dan nilai barang. Hal ini dapat membantu mereka menentukan cara penanganan, pengemasan, dan pengangkutan yang sesuai dengan kondisi barang. Selain itu, formulir ini juga dapat membantu mereka menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam mengirim barang, seperti salah alamat, salah jumlah, atau salah jenis barang.
Meningkatkan keamanan dan akuntabilitas barang
Formulir ini dapat digunakan sebagai rujukan jika terjadi kerusakan, kehilangan, atau penipuan. Dengan adanya formulir ini, pengirim dapat melacak status dan lokasi barang yang dikirim melalui nomor resi yang tertera di formulir. Jika terjadi masalah dengan barang yang dikirim, seperti rusak, hilang, atau dicuri, pengirim dapat mengajukan klaim atau komplain kepada kurir atau jasa pengiriman dengan menggunakan formulir ini sebagai bukti. Formulir ini juga dapat membantu penerima memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan dibayar oleh pengirim.
Mempercepat proses penerimaan barang
Dapat membantu penerima memeriksa kondisi dan kelengkapan barang sebelum menerima dan menandatangani tanda terima. Dengan adanya formulir ini, penerima dapat mengecek apakah barang yang diterima sesuai dengan yang tercantum di formulir, seperti jenis, jumlah, berat, dan dimensi barang. Jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan pada barang yang diterima, penerima dapat langsung menginformasikan kepada kurir atau jasa pengiriman dan menolak menerima barang tersebut. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan oleh penerima untuk mengembalikan atau menukar barang yang tidak sesuai.
Mempertahankan hubungan baik antara pengirim dan penerima
Dapat menunjukkan profesionalisme dan kredibilitas pengirim serta kepuasan dan loyalitas penerima. Dengan adanya formulir ini, pengirim dapat menunjukkan bahwa mereka peduli dengan kualitas dan keamanan barang yang dikirim serta menghargai hak dan kewajiban penerima. Formulir ini juga dapat menunjukkan bahwa pengirim telah memenuhi standar dan persyaratan yang ditetapkan oleh kurir atau jasa pengiriman dalam melakukan transaksi pengiriman barang. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan dan reputasi pengirim di mata penerima. Sebaliknya, formulir ini juga dapat menunjukkan bahwa penerima telah menerima barang dengan baik dan sesuai dengan harapan mereka. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas penerima terhadap pengirim.
Formulir pengiriman barang adalah salah satu dokumen penting yang harus Kamu perhatikan saat mengirim atau menerima barang. Pastikan Kamu mengisi formulir ini dengan benar dan lengkap agar proses pengiriman berjalan lancar dan aman. Selamat mencoba!
